Составляя письмо, какого бы то ни было содержания, вы должны придерживаться одного общего правила: ясно и просто выражайте свои мысли, тем самым вы составите о себе самое лучшее впечатление у тех, кто будет читать ваше послание.
Витиеватые фразы, затемняющие смысл написанного, вызывают только раздражение, поэтому следует совершенно отказаться от употребления такого стиля в ваших письмах.
Письмо должно быть написано так, чтобы, читая его вслух, вашему адресату не было стыдно за его слог. Поэтому тщательно подбирайте слова и так же составляйте фразы, когда пишете.
Следующее важное правило при составлении писем — это выбор тональности.
Если письмо адресовано родным, близким друзьям или очень хорошим знакомым, пишите просто, задушевно, без заумных слов и предложений.
Содержание любого письма должно строиться по законам логики, так как только в этом случае вы сможете донести до адресата именно тот смысл, который хотели.
Письма пишут с такими разными целями, что здесь нет никакой возможности поговорить хотя бы о малой их части. Скажем лишь, что в каждом отдельном случае весьма полезно тщательно продумать содержание вашего письма, которое напрямую зависит от его целевой направленности. При этом необходимо учитывать и такие моменты, как возраст, пол, положение в обществе того, кому оно адресовано, и многое другое...
Каждое письмо непременно отражает настроение и характер пишущего. Из этого следует вывод, что, если вы находитесь в состоянии негодования, обиды на кого-нибудь или пребываете в плохом настроении, лучше не пишите письмо; но если есть потребность излить свои чувства на бумаге, то такое письмо отправлять, конечно, не стоит. «По размышленьи зрелом» вы непременно перепишете его и тем самым убережете и свои и чужие нервы от лишних потрясений.
Когда вы пишете письмо незнакомому человеку, взвешивайте и продумывайте каждое свое слово. Как правило, такие письма связаны с какой-либо просьбой, исполнение которой для вас очень важно.
Принимая во внимание тот факт, что в просьбе всегда легче отказать под каким-либо предлогом, чем ее выполнить, постарайтесь своим письмом расположить к себе нужного вам человека; тем самым вы, возможно, вызовете у него желание принять в вас участие.
В начале такого письма нужно непременно извиниться за то, что вы позволили себе побеспокоить человека незнакомого и, безусловно, занятого. И только после этого переходить к содержанию своей просьбы.
Обычно письма-просьбы пишут разным руководителям и чиновникам, поэтому в них особенно важно соблюдать такт и вежливость, не переходя дозволенные границы, что, естественно, ведет к отрицательному результату.
Сейчас многие из тех, кто ищет подходящее место работы, рассылают письма-предложения по многим организациям. Обычно они составляются из шаблонных фраз, которые вряд ли заинтересуют работодателя, так как по такому письму очень трудно судить о человеке, приславшем его. Отсюда и нулевой результат. Подобные письма, составленные без учета требований к их написанию, никогда не вызовут положительных ответных реакций у их получателя.
Но не только содержание имеет для письма большое значение; очень важно и то, как оно оформлено.
Во-первых, если даже у вас некрасивый почерк, писать следует как можно разборчивее, этим самым вы подчеркнете уважение к своему адресату.
Невежливо, если не сказать недопустимо, отправлять письмо, написанное с грамматическими ошибками, пусть оно и предназначено для очень близкого человека. Если хромает ваша грамотность, почаще заглядывайте в орфографический словарь — это принесет вам, бесспорно, немало плюсов.
Письмо, которое напечатано на пишущей машинке или на компьютере, следует обязательно подписать от руки.
Вообще подпись обязательна в конце любого письма, так как письмо без подписи — это не только проявление небрежности, но и повод усомниться в порядочности того, кто его прислал.
Рядом с датой обыкновенно проставляется дата написания письма.
При появлении дополнительных фраз, которые были забыты в тексте письма, после подписи и числа, с красной строки, проставляются две латинские буквы: Е 5. , после чего дописываются забытые сведения.
Письма поздравительные и благодарственные принято писать только от руки, что придает им теплоту, нежность и выражает ваше собственное расположение и уважение к адресату.
Ни в коем случае не пишите письма карандашом — худшего проявления невоспитанности вряд ли можно придумать.
И непременно перечитайте написанное вами письмо, прежде чем вложить его в конверт.
Каким бы ни было письмо — деловым или личным, начинаться оно должно с даты, которая проставляется в правом верхнем углу страницы.
Ширина полей с левой стороны письма обычно составляет 2—3 см, так как это необходимо для их подшивания.
Бумаге также придается немаловажное значение. Письмо, написанное на бумаге скверного качества, говорит о вашем дурном вкусе и примерно таком же отношении к тому, кому оно адресовано. Хороший тон требует, чтобы письма писались только на белой, ровной и плотной бумаге. Недопустимо использовать для этой цели листы, вырванные из тетради.
Начинать письмо следует с обращения, за которым идет приветствие, или наоборот.
Форма обращения напрямую зависит от того, кому оно адресуется. Далее следуют фразы о полученном письме или же о последней встрече. Не этично начинать письмо сообщением новостей, которые относятся только к вам лично.
В первой части письма пишут исключительно об адресате и о его проблемах, и только после этого — о себе.
И хотя содержание и форма писем могут быть различными, их похожесть состоит в одном — каждое слово и фраза в них должны быть точными и изящными, потому что письмо — это ваша своеобразная визитная карточка; по его форме и стилю и составится о вас представление.
Когда письмо готово, его обязательно следует перечитать, если даже у вас мало времени. Затем его аккуратно складывают по форме конверта и, вложив в него, запечатывают. Конверт должен быть достаточно плотным. Но если все же он сделан из тонкой бумаги, то вложите в него еще дополнительный листок.
В зависимости от страны адресата различаются и правила написания адреса на конверте.
Если письмо отсылается в пункт, расположенный в пределах России, то пишется сначала название города, затем — улицы, номер дома и фамилия и инициалы адресата.
На конвертах с письмами, отправляемыми за границу, сначала пишут фамилию адресата, название улицы и номер дома, и только в конце — название пункта назначения.
В соответствии с правилами хорошего тона на полученное вами письмо следует ответить в течение пяти дней со дня его получения.
Если вы не располагаете достаточным временем, чтобы написать ответное письмо, пошлите открытку.
Не стоит напоминать о том, что чужие письма читать неприлично. Тайну переписки охраняет не только этикет, но и закон.
Положение о тайне переписки касается и супругов. В случае, если между ними царит полное доверие, правила этикета допускают взаимное прочтение писем.
Благодарим за внимание и просим извинения за неудобства, ряд рубрик еще находится в разработке.
